◇ 日本のホワイトカラーの生産性が低いと
言われる原因に、会議の長さがあります。
特に社内の会議はその長さが気になります。
トンビの会社にもたくさんの会議があります。
課主催の会議、部主催の会議、
支店主催の会議、そして支社主催の会議等
月によっては、全部会議で
埋まってしまうことすらあります。
◇ 今日ご紹介するのは、IBMの会議の法則です。
彼らはこれを
「会議の１／８の法則」
と呼んでいます。
ＩＢＭの社員が会議を招集するとき、
常に心がけているのが
この「１／8の法則」です。
会議の構成要素を
「所要時間」「参加者数」「開催頻度」
に分解します。
そしてそれぞれを半分にできれば、
1／２ × 1／２ × 1／２ で、
組織が投入する時間は １／８ になります。
例えば、２時間の会議に２０人が参加して、
月に２度行われるとします。
２時間×２０人×２回＝８０時間
これらを 全部１／２ にすると
１時間×１０人×１回＝１０時間 となり、
なんと ７０時間の削減 です。
そしてこの時間を別の仕事に
あてられれば、組織にとって
大きな価値を生むことになります。
たいていの場合、１／８になっても
組織運営にはまったく支障がない
と彼らは言っています。
◇ 会議は短ければ短いほどいいのです。
会社によっては、会議室にイスを
置いていないところがあるくらいです。
これはかなり効果があり、 居眠りもできません。
あの人を会議に呼んだら、
あの人にも声をかけなければ、
という日本人独自の習慣はそろそろ
やめたほうがいいのではないでしょうか。
必要最小限の人と時間を常に心がけ、
浮いた時間を生産性の高いものに投入する。
みなさんが会議の主催者であるならば、
ぜひこの 「会議の1／8法則」
試してみてください。
＊今日一日の人生を大切に！